Kuidas korraldada vilistlaste kokkutulekut?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2024-02-17 22:30

Vilistlaste kokkutulekuõhtu, olenemata sellest, kus see toimub ja keda see koguneb, nõuab tõsist ettevalmistust ja käegakatsutavaid kulusid. Reeglina on ühel inimesel üsna raske sellist puhkust korraldada ja selleks valmistuda.

Nüüd kasutavad nad sageli agentuuride teenuseid, kuid spetsialistide töö tulemus ei vasta alati ootustele ja võib erineda puhkuse versioonist, mida nad soovisid korraldada. Seetõttu on parem asi ise käsile võtta, soovitav alt kahe-, kolme- või neljaliikmelise seltskonnaga.

Kust alustada?

Lõpetajate kokkutuleku õhtu ettevalmistamist tuleb alustada osalejate arvu määramisest. See tähendab, et peaksite otsustama, keda koguda – kogu numbrit, ühte klassi või rühma. Kas kutsuda õpetajaskond ja kellele õpetajatest helistada. Kõik muud aspektid sõltuvad potentsiaalsete osalejate ja ürituse külaliste arvust.

Järgmiseks peate need kõik üles leidmainimesi kokku koguda. Ükskõik, kas plaanite korraldada koolis vilistlasõhtu või restoranis tudengipidu, on osalejate otsimine kõige olulisem, pikem ja raskem ettevalmistusetapp.

Pärast kõigi võimalike koordinaatide leidmist tuleks inimestega ühendust võtta või neile helistada, mitte neile lihts alt kutseid saata. Seda tuleb teha, sest keegi ei lähe ja keegi tahab tulla mitte üksi. Peate õpetajatele helistama või kirjutama. Te ei tohiks osalejaid eelnev alt välja jätta, keskendudes oma ideedele. See tähendab, et kui näiteks vilistlaste koosolek toimub Moskvas ja üks potentsiaalsetest osalejatest elab Vladivostokis, ei tohiks te ise otsustada, et inimene ei tule.

Eelistatav kellaaeg ja kuupäev on vaja iga õhtul osalejaga, sealhulgas õpetajatega, selgeks teha. Samuti tuleks hoolik alt küsida rahaliste võimaluste kohta ehk küsida, kui palju on inimene valmis ürituse korraldamiseks eraldama.

Pärast neid esialgseid etappe on korraldajatel täielik nimekiri külalistest ja üritusel osalejatest, mis sisaldab teavet nende vaba aja ja rahaliste võimaluste kohta.

Mis saab järgmiseks?

Järgmises etapis tuleks välja selgitada vilistlaskoosoleku õhtu toimumise koht, aeg ja orienteeruv stsenaarium. Seda pole ligikaudse eelarve ja osalejate arvu põhjal keeruline teha. Selles etapis tuleb eelarvet ja ka osalejate arvu kaks korda üle vaadata.

Esimene asi, millele mõeldastsenaarium – asukoha valik. Kui üritusele on oodata üle saja inimese, aga eelarve on väike, tasuks “külastajate” põhimõttel minimaalse tellimusega kohvik või väikeklubi rentida. Ehk siis leppida asutuse omanikega kokku, et inimesed tellivad joogid ja toidud ise. See rendimeetod vähendab märkimisväärselt asutuse eest tasumise kulusid.

Teine võimalus on veeta vilistlaste kohtumine koolis või instituudis. Kuid mitte alati pole selline ürituse korraldamise viis säästlikum kui asutuse rentimine. Täieliku tähistamise jaoks peate katma Rootsi lauad, st ostma alkoholi, toitu või valmis suupisteid. Toidu ostmisel vajate inimest, kes teeb süüa. Vaja läheb laudlinu, nõusid ja palju muud. Samuti peate pärast puhkuse lõppu kõik puhastama. Koolimajas ürituse läbiviimisel on lisaks kuludele ja sekeldustele mitmeid olulisi puudusi, nagu aja- ja kuupäevapiirangud, vajadus teisaldada ja teisaldada mööblit, sest atmosfäär pole mõeldud tähistamiseks.

Parim viis vilistlasõhtu veetmiseks on ühendada kooli või instituudi külastus peoga restoranis. Pidulik osa võib toimuda kooli aulas või õpilaspublikul ning melu ise restorani või kohvikusse üle kanda. Selle valiku puhul tuleb esm alt välja selgitada kuupäevad ja kellaajad, millal õppeasutus saab üritust korraldada, kombineerida sellegaajavahemik, mida enamik osalejaid eelistab, ja tegelikult valida kuupäev.

Ära kooskõlasta valitud kuupäeva ja kellaaega kohe administratsiooniga, vaid lepi ainult eelnev alt kokku. See on vajalik selleks, et leida sobiv kohvik valitud ajaks õppeasutuse läheduses, jalutuskäigu kaugusel. See on väga ebamugav, kui instituut või kool asub restoranist väga kaugel. Sellises olukorras ei lähe mõned piduliku osa juurde, teised aga lõbu juurde.

Samas lähedal asuvas kohvikus võib valitud kuupäev või kellaajad olla hõivatud, kuid vaba on mõni muu kuupäev, mis on samuti mugav. Seetõttu on vajalik õppeasutusega eelnev alt läbi rääkida ja alles pärast lõplikku restorani valikut.

Nüüd võite alustada stsenaariumi väljatöötamist, kasutades taas külaliste loendit ja andmeid nende rahaliste võimaluste kohta. See on vajalik selleks, et määrata auhindadega võistluste arv, ette tellitav õhtumenüü ja muud sarnased hetked. Vilistlaskohtumise õhtu stsenaarium, millest võtab osa vaid kümme inimest, on isegi “+1” versioonis väga erinev kahekümnele klassikaaslasele mõeldud ürituse programmist ja kujuneb hoopis teistsuguseks. saja inimese kogunemisest.

Kuid neil kõigil on sama struktuur:

• tseremoniaalne osa;
• üleminek restorani või lihts alt paus enne Rootsi laua algust;
• tavaaeg;
• ametlik lõpp;
• "pärast kõndimist".

Stsenaariumi valimise etapis vastav alt eelarvele jakülaliste arv ei peaks laskuma iga kauba täitmise üksikasjadesse, vaid jagama raha. Seda on kõige lihtsam teha, alustades sellest, mille kulud saab maksimaalse täpsusega välja arvutada, näiteks tseremoniaalsest osast. “Elamist” ei tohiks eelarvesse üldse lisada, kuid kui on vaba raha, siis on jumalagajätmisel täiesti võimalik kõigile temaatiline kokteil kinkida. Eelarve osas on kõige hämaram alati õhtu põhiosa, see, mis kulgeb stsenaariumi järgi ja hõlmab erinevaid võistlusi, loteriisid ja auhindu. Seetõttu tuleks see lõpuks alles jätta ja selle täitmise valimisel lähtuda sellest, kui palju raha alles on.

Selle tulemusel saate üsna üksikasjaliku finantshinnangu. See peab olema selgelt kirjas, nii et kui osalejad esitavad küsimusi selle kohta, mis raha neilt kogutakse, ärge püüdke rääkida õhtu sisust, vaid saatke lihts alt messengeris või posti teel kuivade numbrite nimekiri. See säästab teie enda närve ja heidutab kahtlustavaid klassikaaslasi kollektsionääriga läbirääkimisi pidamast.

Pärast raha kogumist peaksite alustama plaani elluviimist. Kui ürituse külalisi on palju, on tavaliselt vaja palju erinevaid puhkuse elemente ja atribuute. Kõike ei tasu teha põhimõttel “kuidas läheb”, aega ja oste või tellimusi tuleb planeerida, nii on palju mugavam ja selge graafikuga ei unune midagi.

Kuidas ametlikku osa pidada?

Piduliku osa sisu sõltub sellest, kui palju õpetajaid on ja kes täpselt plaanibkohal olla. Näiteks instituudi rektor või osakonnajuhataja, kooli direktor lõpetajate kokkutuleku õhtul peavad alati ürituse avava kõne. See on traditsioon, mida tuleb järgida. Kui “kõrgeid auastmeid” pole ja kohal on ainult klassijuhataja või mitu aineõpetajat, läheb õhtu avamise ja kogu piduliku osa läbiviimise õigus selle korraldajale. Pole tähtis, kes õpetajatest üritusele tuleb, kõigile, kes osalesid õpetajate koolilõpetajate kokkutuleku õhtul, kingitakse lilled ja mälestuskirjad.

Tseremoonia osa ei tohiks olla pikk, kuid see ei tohiks olla ka liiga lühike. Optimaalne aeg on 30-40 minutit. Sisu võib olla:

• avakõne või direktori kõne;
• mälestusdiplomite või -tunnistuste kättetoimetamine, kuid vähese osalejate arvuga, kui inimesi on üle kahekümne, siis tunnistused väljastatakse peale ametliku osa läbimist saalist lahkumisel;
• õpetajate sõnad ja peale õpetajate lõpetamist tuleks kinkida lilled ja kaunilt kujundatud "tänupaber", sama kehtib ka direktori või administratsiooni esindaja kohta;
• lõpetamine ja kutse restorani minekuks (peate aadressi meelde tuletama ja ütlema, et see on kutsel).

Kui keegi lõpetajatest tahab midagi öelda, siis tehakse seda peale õpetajate kõnesid ja enne puhkuse korraldaja lõpukõnet.

Kui on võimalus pidulikku osa harjutada, tuleks seda teha tõrgeteta. Alati võivad olla mingid nüansid, mis eristavad tegelikkust paberile kirjutatud stsenaariumist. Kõnede kestus, mittetöötav mikrofon või selle aluse puudumine ja muud pisiasjad, millega planeerimisel arvestada ei saa. Need ilmnevad proovis ja neid saab parandada või kõrvaldada.

Saate lõpetada piduliku osa, mitte ainult kõnega. Hea võimalus oleks laulda laul. Lõpetajate kokkutuleku õhtul saab õppeasutuses hümni puudumisel ette valmistada mis tahes sobiva teema ja mitte liiga pika laulu. Selle tekst ja selgitus tuleks saata igale osalejale koos kutsega. Soovi korral saate seda aga paljundada, väljastades saali sissepääsu juures sõnadega väljatrüki. Kui on plaanis rinnamärke kasutada, siis antakse need kõigile ka enne ametlikku osa sissepääsu juures.

Mida nõutakse ametliku osa jaoks?

Ürituse ametlikul etapil on kohustuslikud atribuudid, mis ei sõltu osalejate arvust ega eelarve suurusest. Nende hulka kuuluvad:

• lilled kõigile õpetajatele;
• mälestusdiplomid või "lõputunnistused";
• tänukirjad õpetajatele.

See on jumestuskreem, ilma milleta te hakkama ei saa. Diplome ja diplomeid saate tellida ükskõik millisest reklaamibüroost või otse trükikodadest. Otsene tellimus printeritelt, ehkki odavam, nõuab aga paigutuse iseseisvat ettevalmistamist. See pole lihts alt üheski programmis tehtud joonis, sellistele paigutustele on mitmeid nõudeid. Ilma arusaamata, kuidastegemist on printimise paigutusega, siis ei tohiks seda teha, kuna tulemus nõuab muutmist ja mitte trükimasinate süül. See tähendab, et peate maksma kaks korda.

Lisaks kohustuslikele atribuutidele on sellised sündmuse elemendid nagu:

• märgid nime, klassi või muu teabega;
• aktuaari, fuajee ja muude õppeasutuses lõpetajate läbimise kohtade kaunistamine;
• printige vajadusel laulusõnad välja.

Juhul kui väljas on külm ja libe ning restoran asub vilistlasõhtu alguse kohast kaugel (veebruar või märts näiteks ei soosi pikki jalutuskäike), saab rentida transporti. Kutsetel tuleb kindlasti hoiatada busside rentimise eest, sest inimesed võivad keelduda oma auto kasutamisest, kui nad saavad teada transpordi "uksest ukseni" olemasolust.

Üleminek restoranile: kas seda on võimalik millegagi täita

Kas täita õppeasutusest pidustuskohale ülemineku aeg sisuga või mitte, on individuaalne küsimus. See sõltub paljudest nüanssidest, näiteks:

• ametliku osa kestus ja töömaht;
• ilm ja aastaaeg;
• transpordi või jalutuskäigu olemasolu;
• aeg, mis kulub restorani jõudmiseks;
• osalejate arv.

Ilusa ilmaga ja suvel on võimalik tee peal kasutada kloune, elusuuruses nukke, õhupallidega miimikaid ja muud taolistsaatel. See loob külalised pidulikuks õhtuks. Kui aga tee on näiteks liiga lühike, peate lihts alt minema tänava vastasküljele, siis pole vaja seda millegagi täita.

Bussisõiduks, mis kestab vähem alt 20 minutit, võite kasutada klouni või mõnda muud artisti, kes räägib nalju "teemas" või, mis veelgi parem, esineb stand-up žanris. Sama žanr on optimaalne ürituse põhiosa jaoks.

Kui aga inimesi on alla kümne, siis on selline meelelahutus teel täiesti kasutu.

Kuidas veeta suurem osa õhtust?

Struktuur, kuidas asutuses lõpupidu toimub, aasta hiljem kogunetakse või kümme aastat pärast lõpetamist, on sama. Kuid üritusel osalejate arv mõjutab tähistamise ülesehitust. Kui inimesi on rohkem kui 10-15, on vaja juhti. Kui osalejaid on 5-7, siis toastmasteri teenuseid pole vaja.

Kõik võistlused, loteriid või muu meelelahutus peavad tingimata vastama õhtu teemale, nagu ka joomakõned. Selle saavutamine on lihtne, kasutage skriptis vaid mõnda temaatilist elementi.

Sündmuse struktuur võiks olla:

• korraldaja peab pidama lühikese õhtusöögikõne ehk teisisõnu pidupäeva uuesti avama;
• Järgmised toostid tuleks adresseerida konkreetsetele inimestele ja loomulikult anda aru nende mineviku saavutustestnoh, lõpetajad ise oskavad rääkida, eksprompt;
• klaaside tõstmise vahel peetakse konkursse, esinevad artistid või õhtused osalejad;
• enne sulgemist tuleks läbi viia mänguliste auhindadega loterii, näiteks järgmise kohtumise võõrustamise ja korraldamise õiguse tunnistusega.

Korraldaja ütleb viimase toosti. Selles tuleb tänada kohaletulnuid, avaldada kindlustunnet varajases kohtumises ja selgitada, et restoran on kõigi edasi lõbutseda soovijate käsutuses, märkides loomulikult ka kellaaja. See tähendab, et ametlik osa peaks olema täidetud vähem alt 2 tundi enne rendiperioodi lõppu.

Mida öelda "aadress" toostides?

Õnnitlused taaskohtumisõhtu puhul ei erine palju teiste pühade toostidest. See tähendab, et see on lühike kõne, mis sisaldab meeldivaid sõnu kellegi kohta, räägib selle inimese saavutustest ja kutsub teda jooma.

Rääkida võib kõigest, kuid loomulikult peaksite olema valmis. Kõigil on saavutusi. Näiteks kui suurepärasest õpilasest ja aktivistist sai koduperenaine, siis tuleks meeles pidada pereväärtusi ja rõhutada, et maja on inimese kõige tähtsam asi. Kui klassivend töötab tehases mehaanikuna, peate rääkima lihtsate ametite väärtusest, ilma milleta pole mõeldav kõik kaasaegse elu mugavused. See tähendab, et suunatud toostid peaksid tõstma inimese enesehinnangut ja talle meeldima.

Pärast selliseid kõnesid tuleks välja anda diplom "Soorituse eest". Kuid seda tuleks teha ainult siis, kui röstsaiadon iga külalise jaoks valmis. Kui peol on sada inimest, pole vaja diplomeid ette valmistada. Kuid röstsaiad ise peaksid olema hääldatud. Need tuleb läbi mõelda umbes pooltel osalejatel. Pärast iga paari sellist kõnet tuleks külalisi provotseerida samadele kõnedele oma klassikaaslaste kohta.

Seega on igavene küsimus, milleks juua, täielikult kõrvaldatud ja iga kutsutu tunneb end puhkusel vajalikuna ja mitte üleliigsena.

Mida programmi lisada?

Selliste ürituste programmi kõige optimaalsem variant on osalejate endi esinemised. Kuid enamik inimesi keeldub esinemispakkumisest, seega peaksid korraldajad seda konkursside või loteriidega varjama.

See tähendab, et auhindadena konkursi võitmise eest peab võitja näiteks luulet lugema. Lõpetajate kokkutuleku õhtuks, mis toimub selle põhimõtte järgi korraldatud programmi järgi, tuleks ette valmistada eelnev alt trükitud tekstid. Kõik inimesed ei õpi ühtegi luuletust pähe.

Saate üldse hakkama ilma võistlusteta ja mängida etendusi loterii või kaotamise vormis. Saate korraldada oksjoni. See tähendab, et osaleja saab võimaluse müüa kellelegi oma sõnaõigus ja selle partii rahast saab alguse järgmise kokkutulekuõhtu eelarve, mille toimumise kuupäev tuleks loomulikult välja kuulutada, sest näiteks järgmisel aastal.

Kuidas kõnet ette valmistada?

See küsimus tekitab sageli hämmingut isegi kõige pedantsemate ja andekamate korraldajate seas. Tegelikult on kõik lihtne. Sõnad kokkutuleku õhtuksei tohiks olla pretensioonikas, siiras ja lahke. Sellest piisab.

Kõne ei tohiks viibida. Piduliku osa avamine jääb muidugi üsna 5-7 minuti sisse, kui direktor või mõni “tähtsatest” õpetajatest kõnet ei pea. Neid ei tohiks ajaliselt piirata – see on ebaviisakas. Kõne viimane ametlik osa kestab 4-5 minutit, seda saab alustada sõnadega: “Koduõhtu algab”, “Nüüd läheme restorani ja meil on lõbus” ja muu info, näiteks busside kohta. või asutuse aadress.

Esimene toost on täiesti sümboolne ja peaks kõlama lihts alt: „Poisid! Siin me oleme üksteist näinud! Tähistame seda! Aadressi toostid koosnevad mitmest lausest ja võtavad 2–4 minutit.

Lauakõnedega seotud raskusi saab vältida, palkades peremehe või kasutades võimalikult palju ülejäänud osalejaid.

Mida ei tohiks unustada?

Õhtu planeerides tuleb meeles pidada kolme nüanssi, näiteks:

• foto- või videopildistamise korraldamine;
• hosti otsimine;
• kutsete saatmine.

Pange kindlasti fotograaf ja/või videograaf. See on kohtumise väga oluline osa. Lisaks peaksite tellima teenuseid terveks õhtuks - pidulikust ametlikust osast kuni "järelkõnnini". Seejärel tuleb tema töö tulemused saata elektrooniliselt kõigile ürituse külalistele.

Pange üle 10 inimesega pidudele peremees. Korraldaja ise on ju ka koolilõpetaja ja tal peaks olema lõbus, mitte jälgida programmi jakülaliste meeleolu.

Kutse tuleks väljastada koos kogu vajaliku teabega: kohtumise aeg ja koht, restorani nimi ja aadress, bussi saadavus, kui on plaanis seda rentida, loo sõnad, muidugi, kui see element on stsenaariumis ja nii edasi.

Te ei pea kutseid printima, palju lihtsam on neid elektroonilisel kujul väljastada ja messengeri või meili teel välja saata.